Doxee, la sfida sostenibile non è solo sulla carta

La multinazionale high-tech è diventata una società Benefit che promuove le migliori pratiche con gli stakeholder



FTA Online News, Milano, 08 Feb 2022 - 17:30

Doxee è una multinazionale high-tech con piattaforme tecnologiche proprietarie al servizio di tre principali linee di prodotto:

  • Document Experience (dal billing, al data management, al CRM), i dati sono trasformati per creare documenti aziendali paginati e per essere distribuiti attraverso i canali digitali e tradizionali (carta) ai destinatari (ovvero sono i clienti finali delle aziende - clienti di Doxee), l’efficientamento della distribuzione dei dati aziendali, tutte proposte in genere avanzate direttamente ai CIO aziendali),

  • Paperless Experience (dematerializzazione dei documenti), digitalizzazione dei processi in ambito Reg tech per i servizi ( di fatturazione elettronica e di conservazione digitale a norma dei documenti, dematerializzazione dei processi d’ordine rivolti in particolare alle Pubbliche Amministrazioni italiane ed europee ed ai loro fornitori) di billing e interfaccia cliente o B2B al servizio di pubbliche amministrazione e imprese, il contatto in questo caso è in genere con i CFO aziendali, ma richiede anche competenze tecnologiche e legali di peso su temi quali privacy e data protection) e

  • Interactive Experience (l’evoluzione della comunicazione digitale bidirezionale grazie all’interattività che permette all’utente di effettuare delle azioni e personalizzazione per rendere una comunicazione ancora più mirata e pensata per il singolo destinatario) con la promozione dell’interattività e della personalizzazione nei rapporti tra le parti, clienti, imprese o PA che siano (i referenti sono in genere dell’area business).

Quotata a Piazza Affari dalla fine del 2019, un giro d’affari da poco meno di 20 milioni di euro, l’azienda ha sviluppato una strategia di sostenibilità che passa anche per il confronto con la comunità finanziaria e ha aggiunto il tassello dello statuto di Società Benefit lo scorso anno.
Delle sfide e dei risultati sulle tematiche ESG del gruppo parliamo con l’amministratore delegato e socio di Doxee, Sergio Muratori Casali.

 

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Cosa vuol dire per voi essere sostenibili? Quali sono le aree a maggiore impatto del gruppo, dato il suo modello di business?

"La sostenibilità è un aspetto strategico della nostra attività e abbiamo da tempo avviato una riflessione e un’azione su molteplici fronti. Una ricerca del 2018 pubblicata su Science Direct nel 2018 ha calcolato che per ogni chilogrammo di carta prodotto si emettono circa 950 grammi equivalenti di CO2 e il nostro pluriennale lavoro sulla dematerializzazione dei documenti e digitalizzazione dei processi aziendali, che è anche un lavoro sulla sicurezza e la durata dei dati, ha fornito un contributo importante. L’efficientamento delle organizzazioni e dei loro rapporti tra le varie aree di business, con i clienti e con la supply chain a loro volta generano impatti positivi per il sistema. D’altronde digitale e green sono i due pilastri del PNRR e del NextGenEU, ma noi lo abbiamo osservato sul campo da tempo. La conservazione digitale sicura e legale del documento pubblico (o privato) e l’efficientamento della comunicazione tra cittadini e PA o fra clienti e una banca o una utility (ad esempio) ha inoltre in sé un valore sociale e sistemico che sentiamo di incoraggiare.
Crediamo inoltre nella trasparenza e la quotazione ne è stata un passaggio, quindi l’attenzione per gli shareholder, gli stakeholder, le comunità, l’ambiente sono per noi una pratica consolidata e in continuo sviluppo, una pratica che alimentiamo anche con la ricerca in cui investiamo il 13% in media all’anno del nostro fatturato".

Come è organizzata la governance della sostenibilità in Doxee?

"La sostenibilità è naturalmente trasversale alle aree e pervasiva, per cui è un’istanza strategica monitorata a livello del top management – ci spiega Simona Sassatelli, Responsabile d’Impatto di Doxee – La nostra società ha da sempre, per natura del business e per attitudine, una forte attenzione ai processi per cui ha implementato diversi standard e ottenuto diverse certificazioni non obbligatorie, ma per noi importanti per la valorizzazione, anche sostenibile, dell’azienda. Per esempio abbiamo redatto un bilancio di sostenibilità secondo gli standard GRI Referenced, adottato più di recente lo statuto di Società Benefit e stiamo valutando la certificazione BCorp. Già prima avevamo implementato la 231, l’ISO 9001 per il sistema di gestione qualità, l’ISO 14001 per l’ambiente, l’ISO/IEC 27001 per la gestione della sicurezza delle informazioni, l’accreditamento AgID, la certificazione come Access Point Provider su Peppol. Tutti impegni consistenti e non sempre obbligatori, che però ci permettono di efficientare e coltivare la cultura della trasparenza. Alcuni garantiscono i nostri clienti anche su aree sempre più strategiche, come la cyber security e la data protection. I nostri processi a livello finanziario e non solo sono garantiti da audit interni ed esterni, sempre nell’ambito del presidio di responsabilità garantito dalla 231. La data protection, per il nostro contatto costante con i dati rilevanti delle persone e dei nostri clienti, ha un team di persone dedicate. Non voglio infine tralasciare l’importanza dell’integrità del business e delle nostre policy anticorruzione a presidio di uno degli aspetti più importante della nostra policy di sostenibilità".

Le persone sono il maggiore asset dell’azienda, sono ormai 138, di cui 97 uomini e 40 donne. In costante crescita, nonostante due anni di pandemia. Come avete difeso la vostra gente dal Covid e come la trattate in termini di formazione e di welfare aziendale? Nel 2020, nonostante il Covid avete erogato 2.200 ore di formazione, meno delle 2.555 del 2019, ma sicuramente in calo inferiore a quello di molte altre realtà italiane: su cosa si concentra la vostra formazione?

"Il nostro è un settore strutturato sulle persone e sulle loro competenze, quindi abbiamo ben presente l’importanza di questo stakeholder fondamentale. La stragrande maggioranza dei nostri contratti è a tempo indeterminato, a conferma della nostra proposta di lungo periodo ai collaboratori. Abbiamo inoltre istituito un comitato ESG composto dal Top Management che si riunisce ogni mese.

Con il Covid abbiamo attivato da subito lo smartworking, già adottato in precedenza da Doxee e rapidamente applicato su scala massiva. Abbiamo attivato una polizza specifica contro il virus e in generale adottiamo una tutela assicurativa che salvaguarda i dipendenti anche da malattie critiche o invalidanti. Si aggiunge ovviamente all’assicurazione sanitaria nazionale prevista dai contratti nazionali.
Il work-life balance ha ricevuto un impulso da questa fase storica, ma in passato abbiamo sempre promosso alcuni benefit, come le convenzioni per l’accesso gratuito a piscina e palestra, lo smart locker (per ricevere la propria corrispondenza e pacchi) in azienda, alcune politiche di sconto. Durante il Covid abbiamo promosso una campagna di vaccinazione aziendale molto apprezzata.
Quindi la formazione: per noi è essenziale, dato il nostro modello di business. Verte su competenze tecniche informatiche, si rivolge agli sviluppatori (quindi programmazione), ai tecnici del cloud (rete), ma anche al business e al marketing, per esempio con corsi di project management e service management. La nostra vocazione internazionale che vede in questa fase opportunità in Sudamerica sta potenziando anche l’offerta formativa in lingue. Senza dimenticare naturalmente l’impiego dei vari tool impiegati dai progetti e dalle business unit.
La dimensione umana del nostro lavoro è essenziale per il corretto funzionamento del business e per la retention dei talenti. Durante il Covid abbiamo per esempio regalato dei PC ad alcuni dipendenti con i figli in DAD e abbiamo donato dei buoni Amazon per migliorare la postazione di lavoro.
Al rientro in ufficio i nostri collaboratori vedranno nella sede di Modena spazi rinnovati, più accoglienti e più inclusivi, con tanto verde e tanti punti di incontro. In passato e ancora oggi organizziamo eventi di team building con sfide di cucina, grigliate, passeggiate, persino gare di tiro con l’arco".

Doxee non è un gruppo energivoro, l’impatto ambientale è dunque ridotto, ma noto una certa attenzione a queste tematiche, con la rendicontazione delle emissioni scope 1 e scope 2. Come spesso accade a queste attività, l’impatto maggiore è nel parco auto, anche se chiaramente il dato del 2020 è stravolto dalla pandemia e dallo smartworking: 1.272 GJ di consumi della flotta diesel contro 810 GJ di acquisti da energia elettrica e appena 2 GJ per riscaldamento. Va contato ovviamente anche il Datacenter milanese con 302 GJ nel 2020.

Sono 90,8 le tonnellate di CO2 nel 2020 emesse dal carburante/diesel delle auto aziendali e appena 0,1 t quelle derivanti dal metano, ma c’è anche la graduale introduzione di auto ibride nel parco auto aziendale. Noto emissioni da 82,1 t per lo scope 2 dell’energia elettrica acquistata, ma anche il progetto di fotovoltaico a Modena. Come operate su questo fronte?

"Sicuramente i dati del 2020, che hanno visto una forte riduzione della CO2, risentono dello smartworking adottato per tutti i dipendenti in maniera così continuativa in tempo di pandemia, ma siamo orgogliosi di potere affermare che l’attenzione per l’ambiente è una nota culturale diffusa in azienda. Dall’anno scorso abbiamo avviato l’acquisto di energia da sole fonti rinnovabili, quindi abbiamo del tutto bilanciato le emissioni su questo fronte e siamo diventati un gruppo ancora più green. Abbiamo inoltre promosso il rinnovo elettrico o ibrido del parco auto aziendale. È una sfida importante, perché si confronta con le oggettive esigenze di affidabilità dei mezzi in tutte le condizioni, ma siamo fiduciosi. Stiamo anche valutando un’auto elettrica alla stazione di Reggio Emilia per il personale che da lì raggiunge, a 20-25 chilometri, la nostra sede. Abbiamo promosso l’abbattimento della plastica adottando le borracce e incentivato la differenziata già dal 2019. Abbiamo sostituito l’illuminazione precedente con i LED. Molte iniziative sono partite dal basso, a testimonianza di una sensibilità diffusa".

E i fornitori? Come li selezionate? Come li trattate?

"Abbiamo diversi fornitori, dall’infrastruttura del datacenter a una decina o poco meno di fornitori di servizi con i quali promuoviamo una collaborazione sempre più integrata. Abbiamo da poco strutturato un sistema di auditing dei fornitori più rilevanti. Sono spesso strutture fidelizzate con le quali lavoriamo da tempo e condividiamo con loro ormai anche la formazione, per incoraggiare una crescita comune e rispondere all’esigenza di crescita delle competenze del personale. Incentiviamo anche gestioni più efficienti del personale e il potenziamento del project management. Ci piace fare squadra con la nostra supply chain, così come i nostri clienti amano fare squadra con noi. Sono rapporti dal cui funzionamento discende il successo comune".

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